Od ledna také probíhají intenzivní práce na nové kategorizaci položek, které musíme do systému naimportovat (těch je cca 265.000 a jedná se o karty výrobků, zboží, materiálů, obalů, nástrojů, služeb atd.). Tato kategorizace je základním předpokladem ke správnému fungování účetní metody „A“ v celé vertikále firemních procesů tak, aby bylo možno splnit požadavky na:
- správné zadávání vstupních dat při pořizování nových záznamů (zjednodušení dalších kroků)
- vedení skladové evidence s podporou WMS
- účtování o skladových pohybech a definice účetních dimenzí
- sledování nákladů na dokončenou a rozpracovanou výrobu včetně vícenákladů
- provádění správných skladových uzávěrek a inventur
- finanční řízení a controlling
V souvislosti s položkami také dochází k zásadní revizi stávajících vlastností a vazeb na položkách. Tato akce, ruku v ruce prováděná s novou kategorizací, je jedna z časově nejnáročnějších (což obecně platí v každé implementaci – čím více záznamů, čím větší požadavky na restrukturalizaci stávajících dat, tím více času je zapotřebí k „očištění“, definici nové struktury a následné realizaci správného importu do nového IS). Vzhledem k počtu položek a jejich vlastností, je tak nyní nutné upravit cca 8 mil. záznamů. Kategorizace a vlastnosti položek jsou však základním stavebním kamenem nejen všech dalších funkcionalit systému, ale také nutným předpokladem pro jakoukoliv budoucí automatizaci. Proto tento krok nelze podcenit, a je lépe upřednostnit časově náročnou definici nově požadované struktury před pouhým „převzetím“ stávajícího stavu.
Paralelně s tím se také interně pracuje na aktuální podobě středisek, organizací, kontaktních osob, odběratelských i dodavatelských podmínkách, definuje se budoucí podoba skladů (o kterých účtovat, které pouze evidenční), upravuje se struktura majetku, definuje se metodika pro správné zadávání vstupních informací (tzv. „integritních omezení“), která nám budoucně pomohou „nezaplevelit si“ nový systém nekonzistentními daty. V neposlední řadě také upravujeme obrazovky jednotlivých částí systému tak, aby měli uživatelé vždy co největší počet potřebných informací na jedné obrazovce.
Na závěr tedy mohu konstatovat, že i s přihlédnutím k mé osobní zkušenosti z jiných firem, se implementace v Colognii ubírá naprosto běžným a přirozeným vývojem, a to i se všemi typickými porodními bolestmi a „prozřeními“, kterými trpí valná většina firem, která přechází na nový IS z datové a procesní základny, která již není vyhovující aktuálním požadavkům a budoucímu rozvoji.
Děkuji vám všem za trpělivost a součinnost při naší další společné práci při nasazení nového IS.
Autor článku: Lubomír Snášel, vedoucí IT Colognia press
